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RECURSOS HUMANOS

Liquidación de Haberes. ¿Software, Servicio o Hosting?

En la actualidad, la Liquidación de Haberes puede insumir gran parte de nuestras tareas diarias, acotando el tiempo que podemos dedicarle a otras tareas inherentes al Área de RRHH.

Es por ello que es muy importante que, al tomar la decisión de encarar cómo vamos a liquidar sueldos, tengamos en cuenta unos cuantos factores.
Sin lugar a dudas no existe una fórmula matemática al respecto, pero queremos resaltar una serie de variables a considerar.

Primero evaluaremos una seria de posibilidades que hoy existen en el mercado:

1. Sistema de Liquidación: Software en la empresa, normalmente instalado en una estación de trabajo o servidor.

2. Servicio de liquidación de Haberes: Una empresa externa liquida los haberes y envía por distintas formas los resultados.

3. Hosting: La empresa liquida, pero el software es mantenido por un proveedor y su acceso es vía internet.

La idea es no profundizar en los temas tecnológicos sino en la conveniencia de cada posibilidad que necesitamos.

Como dijimos, hay muchos factores que tenemos que tener en cuenta y lo que debemos hacer es ponerlos en juegos para obtener el mejor resultado:

A. Cómo es el volumen de mi empresa: Debemos considerar una solución que esté de acuerdo a la cantidad de empleados y economía, porque tener un sistema económicamente alto, quizás en un principio solucione nuestros problemas, pero finalmente nuestro departamento de finanzas objetará el costo a lo largo del tiempo y en especial si en épocas de crisis.

Busquemos soluciones acordes, la continuidad de un sistema genera un gran equilibrio y evita errores, tome soluciones a largo plazo y orientada al nivel de su empresa.

B. Verifique la versatilidad del sistema en cuanto a cambios: Como sabemos, los vertiginosos cambios en nuestro país hacen que hoy debamos reaccionar rápidamente. Es normal tener cambios de ley o convenios días antes del cierre de mes y es importante saber cómo se insertarán y con qué rapidez en nuestro sistema. Usted puede verificar con otros usuarios cómo funciona esta modalidad.

C. Calidad de los cambios de legislación: Ligado con el punto anterior. Si bien es importante actuar con rapidez, no menos importante es saber cómo se realizan estos cambios; un error de interpretación o implementación puede generar una contingencia alta a futuro. Si evaluáramos en general los costos ocultos nos sorprendería y esto puede ser mortal, especialmente para empresas con poco margen de ganancias o negociación.

Debemos contar con respaldo calificado de nuestro proveedor, no simplemente un técnico que realice cambios, sino con profesionales que hayan evaluado el impacto a futuro.

D. De qué personal dispongo. Si bien la idea es trabajar con la menor dotación dentro de RR.HH. en payroll, siempre tenemos que poseer personal idóneo con una capacitación específica. Si bien vimos los puntos anteriores respecto a recaudos, no es menos cierto que la responsabilidad ante errores recaerá en la empresa, es por ello que siempre es conveniente el control de ciertos puntos estratégicos, que no generará gran cantidad de tiempo. Para ello se capacitará al administrativo en aquellos puntos críticos, por ejemplo: podemos olvidarnos de pagar horas extras, pero no podemos pagar mal una carga social de un empleado -son dos contingencias totalmente distintas-.

E. Cómo es nuestra particularidad en liquidación: Hay empresas que tienen varios cierres (quincenales, mensuales, bonos etc.), lo que requiere una gran cantidad de liquidaciones en corto tiempo. Aquí tener un sistema no garantiza efectividad general, porque necesito más personal para resolver en tiempos reducidos. En estos casos, es conveniente poseer menos personal y evaluar la posibilidad de tercerizar, ya que algunos temas operativos son mejores externos cuando la carga es importante.

F. Seguridad y Confidencialidad. Debemos verificar los sistemas de resguardos y cómo es el acceso de terceros a la información.

Si liquidamos con un tercero, asegurar el envío periódico de backup de la información y realizar una verificación estricta del circuito de envío de novedades.

En Hosting, verificar sistemas de encriptado de la información y de auditorías.

En cuanto al software en empresa, en mi opinión esta información debe quedar en el Departamento de RR.HH., por lo tanto la instalación debe estar en el sector, enviando la información que necesitan los demás por medio de interfaces. Implementar sistemas de resguardos internos.

G. Evaluar con especialistas: Cualquiera sea la opción usada, es muy bueno tener opinión de técnicos en informática acerca del producto, siempre los especialistas son un buen elemento de evaluación.
H. Escalabilidad: Nuestra empresa puede crecer en varios aspectos: más cantidad de personal, necesitar otros temas como asistencia, RR.HH., o crecimiento hacia otros países, o más importante aún, pasar de un sistema en la compañía a tercerización. En fin, la gama es grande; algunas empresas que crecieron vertiginosamente se vieron en problemas y al no tener sus sistemas a la altura de las necesidades se vieron en serios problemas, además de no poder hacer migraciones y quedar con proveedores que no daban respuestas ni técnicas ni profesionales.

Es bueno adelantarse a los acontecimientos e ir viendo los progresos de la empresa. No es necesario al principio que este tema sea un requisito excluyente, pero sí tenerlos en cuenta a lo largo del tiempo.

I. Apoyo Legal: Poder recurrir al proveedor acerca de la legislación. En ocasiones nos encontramos con buenos sistemas de liquidación, pero con poco respaldo en cuanto a legislación laboral.

J. Normas de Calidad: Procurar que la empresa proveedora tenga alguna norma de calidad (ISO), ello nos garantiza procesos controlados y auditados por terceros.

Hay empresas que desarrollan por ellas mismas los sistemas de sueldos en la compañía, esto último a mi consideración creo que es lo menos eficiente, tanto a nivel de costos como de resultados. A través del tiempo noté que en estas compañías, en general, sus niveles son los más bajos en liquidación.

En base a estos consejos evalúe adecuadamente cuál es manejar opción que su empresa necesita.

No se apresure, evalúe los tiempos de traspaso si así lo decidiese, organice la nueva estructura.

La correcta elección le evitará muchos dolores de cabeza a futuro.